Assalamualaikum wr wb
What a Wonderful Day!
Ditengah kemacetan Jakarta akibat banjir, akhirnya saya bisa juga sampai kekantor klien. Kali ini keluhannya hampir seluruhnya berkaitan dengan karyawan. Hingga dia mengambil kesimpulan:
“ Apa iya masih ada pegawai yang jujur ya bro? ada yg polos tapi susah mikir, ada yang pinter, eh malah saya yang dikadalin…”
“Gimana usaha saya bisa berkembang kalau pegawai rentan ‘mencuri’ dan ‘ngakali’…”
Saya tersenyum dan mencoba membuka pikirannya. Ingat kata bang napi?
“Kejahatan tidak hanya terjadi karena ada niat, tetapi juga karena ada KESEMPATAN, WASPADALAH..!”
Hahaha, quote legendaris tapi begitu dalam maknanya. Kaitannya jelas, 2 penyebab kejahatan adalah NIAT dan KESEMPATAN.
Bagaimana mendapatkan pegawai yang tidak memiliki Niat buruk dan benar2 ingin bekerja? Lihat Track Recordnya, siapa yang merekomendasikan, sudah pernah bekerja dimana saja, wawancara dia agar tau sifatnya seperti apa, dll. Intinya, Rekrutlah karyawan dengan TELITI, jangan asal rekrut dan meremehkan proses rekrutmen.
Nah, Niat baik saja ternyata tidak cukup, PR seorang pengusaha masih ada 1 lagi, yaitu MEMINIMALISIR Kesempatan untuk terjadinya tindak kecurangan.
Setidaknya ada 8 bentuk kecurangan yang sering pegawai lakukan, kita akan bahas modusnya dan solusi untuk mencegahnya.
1. Mencuri Uang
Ini dia momok paling menakutkan buat pengusaha, uangnya dibawa kabur pegawai! 2 jabatan yang paling krusial dalam hal ini adalah kasir dan sales/marketing yang menerima pembayaran. Modusnya banyak dan variatif, ada yang menerima uang tapi tidak menulis kwitansi, mengambil uang di laci kasir, memotong uang kembalian, dan masih banyak lagi.
Solusi paling dasar adalah membuat standarisasi bahwa setiap penerimaan uang harus tercatat dalam sebuah nota/kwitansi yang BERNOMOR URUT. Kalau tidak ada nomornya, kita ngga bisa trace apakah dia menulis dan melaporkan ke kita atau tidak. Lebih bagus lagi kalau sudah ada system barcode di mesin kasir.
Nah, system control juga harus tutup kas harian, harus segera dibandingkan antara pencatatan dengan kas fisik yang diterima. Jangan tunggu lebh dari 24 jam. Kalau terjadi selisih kas bagaimana? Kasirlah yang bertanggung jawab untuk mengganti kerugian.
Lalu, system lapis kedua sebenarnya adalah system stok yang bagus. Kalaupun dia lolos dalam mencuri uang, tetapi bagaimanapun pasti akan ada selisih stok, pasti stoknya akan kurang daripada stok pencatatan. Tapi, kalau ketahuannya sudah di system stok, sulit menemukan bahwa pelakunya adalah kasir.
Terakhir, tidak melulu kasirlah yang mencuri uang, mungkin saja ada karyawan lain yang mencuri langsung dari laci/cashbox. Cara mengetahuinya? Jelas pakai CCTV.
Lain halnya dengan kasus pencurian kas oleh marketing/sales lapangan. Mereka biasanya sulit dikontrol karena berada diluar kantor. System kontrolnya adalah dari stok barang yang mereka bawa. Kalau produk yang agan tawarkan adalah Jasa, jangan perbolehkan mereka menerima cash secara langsung, pembayaran hanya boleh via transfer bank.
2. Mencuri Stok
Kalau sulit mencuri uang, banyak karyawan jahat yang mencuri stok karena secara pengawasan lebih renggang. Mencurinya biasanya sedikit dan hanya stok kecil, terutama stok kecil yang berharga mahal.
Lalu gimana solusinya? Jawaban yang paling utama adalah system pencatatan stok yang harus bagus. Selalu cek stok riil dibandingkan dengan stok pencatatan. Buatlah KARTU STOK, karena akan sangat membantu stokist/kepala gudang dalam mengecek stok.
Di beberapa perusahaan yang jumlah stok dan karyawannya banyak juga biasa melakukan pelarangan membawa tas masuk keruang kerja /gudang dan penggeledahan karyawan setiap pulang kerja
Solusi lain? CCTV wajib dipasang.
3. Mark up Harga Jual
Nah, kasus ini sering terjadi nih, pelakunya biasanya kasir, sales, atau siapapun yang melakukan penjualan ke konsumen. Khususnya lagi, pada perusahaan yang harga barangnya tidak berlabel.
Modusnya standar, si pelaku menaikkan harga daripada yang seharusnya dan mengambil kelebihan harga tersebut. Kerugiannya apa? Jelas konsumen akan merasa harga kita kurang bersaing dan ada kemungkinan dia tidak melakukan pembelian lagi di kita.
Gimana solusinya? Dasar solusinya sebenarnya sangat mudah, melabeli setiap produk dengan harga atau pakai nota bernomor, nanti juga terlihat kalau ada kelebihan harga, apalagi kalau pakai mesin kasir berbarcode. Konsumen pun harus di edukasi untuk menerima setiap struk pembelian dan mengeceknya.
Untuk kasus sales lapangan khususnya bidang jasa, system pembayaran sebisa mungkin via transfer, kalaupun sulit, bisa pakai random checking call ke customer.
……….. (Lanjut ke part 2)
